Perspectief op Werk

Verslag tweede landeljke bijeenkomst Perspectief op Werk, 6 juni 2019, NBC Congrescentrum Nieuwegein

Op maandag 3 juni kwamen vertegenwoordigers van gemeenten, UWV en werkgevers van de verschillende arbeidsmarktregio’s voor de tweede keer bijeen in NBC Congrescentrum Nieuwegein in het kader van Perspectief op Werk. Op het programma stond het onderwerp ‘Ken je klant’. Daarnaast werden deelnemers uitgedaagd vragen en onderwerpen te prioriteren voor de ontwikkeling van een zogenaamde Leer-agenda. De bijeenkomst was een initiatief van het landelijk ondersteuningsteam Perspectief op Werk. Een verslag in woord en beeld.

Kennistafel 1: Ken je klant

Dáárom klanten beter leren kennen

Knelpunten, oplossingen en best practices

Kennistafel 2: Ingrediënten voor Leer-agenda

Drie inspirerende initiatieven

‘Dit neem ik mee’

Kennistafel 1:

Ken je klant

Een thema dat in veel PoW-plannen terugkomt is het in beeld krijgen en houden van de werkzoekende en wat je moet weten om de klant te matchen met een werkgever. Omdat transparantie en je klant kennen een belangrijke voorwaarde is om met Perspectief op Werk te kunnen starten, werd hier tijdens de tweede landelijke bijeenkomst aandacht aan besteed.

Dáárom klanten beter leren kennen

Waarom is het belangrijk om klant in beeld-gesprekken te voeren? Wat levert dat op? En wat vraagt dat van jouw organisatie? In opdracht van het ministerie van SZW hebben Marjolein Sax en Lennart de Ruig, werkzaam bij De Beleidsonderzoekers, daar onderzoek naar gedaan in de gemeenten Helmond, Leiden, de Regionale Sociale Dienst (RSD) Kromme Rijn Heuvelrug, Zwolle en de gemeente Langedijk. Deze vijf gemeenten hebben verschillende initiatieven ontplooid om hun klanten beter in beeld te krijgen. De belangrijkste lessons learned op een rijtje.

Aandacht doet groeien

Het is beeld brengen van je kanten leidt tot een betere ondersteuning, ontwikkeling van klanten en meer participatie. Aandacht doet groeien. Bovendien blijkt dat klanten meer arbeidsvermogen hebben dan gemeenten vooraf dachten.

Daarna begint het pas

Alle klanten spreken is prima, maar daarna begint het pas. Dat vraagt om het uitdenken van processen gericht op het volgen en begeleiden van klanten, ondersteund met een goed registratiesysteem.

Vereist: forse investering

Om structureel aandacht te houden voor klanten is een forse investering van klantmanagers nodig. Zij moeten daarvoor niet alleen over tijd en kennis maar ook over (gespreks)vaardigheden beschikken om de klant echt te leren kennen en duurzaam te begeleiden.

Positieve toon helpt

Bij het eerste contact is een positieve toon essentieel. Dat voorkomt veel no-show. Tijdens die eerste gesprekken komt vaak allerlei problematiek boven tafel. In dat geval is samenwerking met netwerkpartners nodig.

Werken vanuit de bedoeling

De stap naar werken vanuit de bedoeling is onontkoombaar. Dat betekent dat de participatie van de klant en wat de klant en de klantmanager daarvoor nodig hebben nog meer centraal komen te staan bij de uitvoering van de Participatiewet.

Meer weten over dit onderzoek? Lees dan hier het volledige rapport.

Dáárom dit onderzoek

Lodewijk Berkhout, ministerie van SZW:

‘Wat levert de menselijke maat op?’

“We hebben dit onderzoek laten uitvoeren omdat we benieuwd zijn naar wat gemeenten doen om hun klanten in beeld te hebben en houden. We zien namelijk dat het aantal mensen met langdurige bijstand toeneemt. Wat gebeurt er als we de menselijke maat toepassen? En wat levert dat dan op? Het onderzoek geeft daar eerste inzichten in. Van veel gemeenten hoor ik dat op deze manier te werk gaan extra tijd en ook veel geld kost. Ik daag gemeenten uit dat hard te maken: leg maar uit waarom je dit niet kunt doen.”

Sandra Duijser, gemeente Leiden:

‘Overtuigd van deze aanpak’

“Toen wij met de klantgesprekken begonnen hebben we daar geen targets en geen richtlijnen aan gehangen. De opdracht was louter: aan het einde van het traject moeten we iedereen gesproken hebben. We zijn vervolgens gewoon begonnen.
De gesprekken werden gedaan door integraal casemanagers. Dat waren van oorsprong twee soorten functionarissen die in één afdeling waren samengevoegd: inkomensconsulenten en casemanagers. De voormalige inkomensconsulenten waren goed in aspecten rond de rechtmatigheid van de uitkering. Maar gesprekken over motieven vonden ze lastig. Bij de voormalige casemanagers was dat precies omgekeerd. We hebben toen besloten om een teamtraining ‘Motiverende gesprekken voeren’ te organiseren, en dat heeft geholpen.
In het begin was er veel weerstand. Medewerkers zagen het als iets extra’s. Maar inmiddels zijn ze overtuigd van deze aanpak. Ze hebben het gevoel dat ze hun bestand een stuk beter kennen. Dat ook zo houden, dat blijft echter een uitdaging.”

Gerlinde Schepen, gemeente Zwolle:

‘Nog wel wat werk te doen’

“Wij hebben ervoor gekozen om dat eerste contact met mensen die langs de kant staan niet zelf te doen, maar uit te besteden aan een externe partij. Deze partij heeft dat gedaan met een positieve aanpak. De toon was: ‘Hoe is het met je? We willen graag met je in gesprek’. En daags van tevoren hebben consulenten de kandidaten nog nagebeld: ‘Goh, weet je dat je morgen een afspraak met ons hebt?’ dat heeft geleid tot een opkomst van maar liefst negentig procent.
De externe consulenten werkten met een matrix, een lijstje met allerlei gespreksterreinen die aan bod moesten komen. Daarna hebben wij het overgenomen met vervolggesprekken. Als dat nodig was, bijvoorbeeld omdat iemand meer begeleiding nodig had, speelden wij gegevens door naar onze uitvoeringsorganisaties, zoals de wijkteams.
Dankzij deze exercitie hebben we beter zicht op wie er direct aan het werk kan. Knelpunt is wel dat we er daarmee niet zijn, want mensen blijven zich ontwikkelen. Het bestand up to date houden, daar is dus nog wel wat werk te doen.”

Knelpunten, oplossingen en best practices

Tijdens tafelsessie 1 gingen deelnemers van de tweede landelijke bijeenkomst Perspectief op Werk (PoW) met elkaar in gesprek over het onderwerp ‘Ken je klant’. Welke knelpunten, oplossingsrichtingen en best practices leverde dat op? Een puntsgewijs overzicht.

Knelpunten

Gemeenten en UWV zitten vast in systeemdenken, processen en registratiesystemen. Ook de schaal van gemeenten is een factor. Kleine gemeenten hebben vaak weinig interne scheidslijnen. Grotere gemeenten juist meer.
Gemeenten, UWV en werkgevers hebben vastgeroeste beelden over elkaar. Die zitten een constructieve (wil tot) samenwerking behoorlijk in de weg.
De financiering is verkokerd waardoor al snel verkokerd denken ontstaat.
Het bedrijfsleven werkt dikwijls niet lokaal, maar regionaal. Gemeenten werken vaak wel lokaal en maken hun eigen keuzes in het sociale domein, waardoor regionale samenwerking ingewikkeld is. Het gevolg: versnippering.
Als er sprake is van een klant met meervoudige problematiek, dan is het betrekken van het netwerk tijdrovend en complex.
Het in beeld hebben en houden van klanten kost geld en capaciteit. Zodra het geframed wordt als een financieringsprobleem krijgt het meteen een politieke lading (‘Hebben we hier wel geld voor over?’).
Uitdaging is niet het eenmalige gesprek, maar wel een structurele aanpak met opvolging. En wat doen we voor die grote groep die een grote afstand tot de arbeidsmarkt heeft, op de lange termijn?
Veel professionals met ervaring zijn enigszins ‘murw’ over de vele koerswijzigingen en nieuwe aanpakken. Hoe zorgen we ervoor dat zij met vertrouwen deze extra slag kunnen en willen maken?
Veel klanten denken niets te kunnen, onder meer omdat zij (te) lang geen contact hebben gehad met de overheid. Hoe gaan we daarmee om?
De caseloads zijn te groot.
Willen we misschien te veel weten van klanten? En zijn er niet al te veel losse initiatieven, als gevolg van alle decentralisaties? Dan is de opdracht juist: focus.
Er is nog te weinig aandacht voor specifieke doelgroepen (beschut werk en loonkostensubsidie).

Oplossingsrichtingen

Regionale samenwerking tussen gemeenten is belangrijk om de krachten te bundelen. Door gezamenlijk op te trekken kunnen zij meer massa maken bij het in beeld krijgen van de klant. Belangrijk daarbij is op bestuurlijk niveau tot een gedeelde maatschappelijke opgave te komen.
Het bedrijfsleven en scholen moeten meer druk uitoefenen op gemeenten om hun klanten in beeld te brengen en houden.
De klant in beeld brengen is niet alleen de verantwoordelijkheid van klantmanagers van gemeenten. Er zit dikwijls een heel netwerk van partijen om de klant heen, met partijen die daar ook een verantwoordelijkheid in moeten nemen.
Het in beeld hebben en houden van klanten is iets wat gemeenten ook samen met werkgevers kunnen oppakken. Waarbij werkgevers wellicht ook anders kunnen ‘uitvragen’: niet in profielen maar meer in skills.
Het helpt om meer structuur aan te brengen in de methodieken. Want welke vragen moet je stellen om die klant in beeld te krijgen? Wat wil je precies weten? Basale voorwaarden en meer gemeenschappelijkheid kan helpen.
Bij PrO/VSO en entree van jongeren behoort de school in de lead te zijn. Dat voorkomst een systeemdiscussie over de rug van jongeren. Via de overheid zijn daarvoor dan wel structurele middelen nodig.
Er zijn heel veel verschillende (registratie)systemen. Een betere koppeling kan helpen zodat het eenvoudiger is om een zelfde set aan data uit te wisselen. Ook kan het nuttig zijn om een gezamenlijke competentie-taal te ontwikkelen. Ter inspiratie: KPMG heeft een standaard set data met harde en zachte competenties ontwikkeld.
De toon is belangrijk bij klantcontact. Een positieve benadering werkt (dus niet meteen dreigen met korting op uitkering).

Best practices

Matching-events. Als werkgevers ook nog eens actief bijdragen aan evenementen (bijvoorbeeld in het organiseren ervan of via een bijdrage in de kosten), dan ontstaat een vliegwiel-effect.
Video CV: over en weer laten zien welke competenties er nodig zijn en wat er mogelijk is.
Individuele ondernemers benaderen (en dus niet alleen hun vertegenwoordigers) en hen dan meteen ambassadeur maken voor (individuele) werkzoekenden.
Selecteren op vaardigheden en motivatie, niet op CV’s.
Investeren in een werkgeversnetwerk.
Blijf het gesprek voeren gericht op matchen. Weet dan ook wat een werkgever nodig heeft (aan kennis) om een match te kunnen maken.

Ivo de Wilde, WerkBedrijf Rijk van Nijmegen:

‘Duidelijke werkafspraken’

“We moeten de werkzoekende goed kennen om tot een succesvolle match te komen. Maar daarnaast moeten we kwetsbare klanten ook in beeld houden als zij eenmaal werk hebben. Dat vergt duidelijke werkafspraken tussen onderwijs (VSO, Pro, MBO), RMC-functie, werkbedrijven en gemeenten. Daar is nog een wereld te winnen.”

El Mustapha Kaouass, gemeente Rotterdam:

‘Stimuleren van direct contact’

“Wat mij opvalt is dat we als overheid, vanuit de beste bedoelingen, heel erg de neiging hebben om de werkzoekende aan de hand te nemen in de route naar werk. Ik hoop juist dat we ook veel meer gaan inzetten op het stimuleren van het directe contact tussen werkgevers en onze werkzoekenden. Dan hebben we meer tijd hebben om juist te investeren in het matchen van werkzoekenden die daar meer ondersteuning bij nodig hebben.”

Kennistafel 2

Ingrediënten voor Leer-agenda

In het tweede deel van de bijeenkomst gingen de deelnemers met elkaar in gesprek over de leerthema’s die in de regio’s spelen. Op basis van de reeds ontvangen (concept-)actieplannen en de gevoerde gesprekken, heeft het Ondersteuningsteam een aantal leerthema’s geïdentificeerd. Deze leerthema’s zijn gecategoriseerd op basis van de vier pijlers uit de intentieverklaring Perspectief op Werk. Aan de hand van dit schema inventariseerden de deelnemers de belangrijkste leerthema’s en de daarbij behorende leervragen. De uitkomsten van deze gesprekken gebruikt het Ondersteuningsteam voor de leeragenda. De leeragenda wordt in de komende periode opgesteld.

Het onderwerp dat door de deelnemers het vaakst genoemd is, is ‘competentiegerichte intake’. Met als geopperde leervragen: ‘Wat zijn de key-competenties’, ‘Hoe spreken we dezelfde taal?’, ‘Hoe baken je af’ en ‘Hoe betrek je werkgevers erbij?’ Maar ook: ‘Hoe maak je dit SMART’ en ‘Hoe kunnen we dat in de verbinding tussen werkgevers- en werknemersdienstverlening borgen?’
Ook competentiegericht werven en bemiddelen zijn vaak genoemd. Met leervragen als: ‘Hoe kunnen werkgevers dit aanpakken?’, ‘Hoe krijgen we ze naar op die manier denken en handelen?’ en ‘Hoe organiseer je competentiegericht werken?’

Praktijkleren

Verder is er een behoefte om meer te leren over matching events. Wat zijn kritische succesfactoren? Welke tools zijn er? En wat zijn good practices. Ander onderwerp waar meer kennis over welkom is, betreft praktijkleren. Genoemde leervragen daarbij zijn: ‘Hoe maak je praktijkleren een gezamenlijke verantwoordelijkheid, wie financiert het en wat doen we met het spanningsveld tussen praktijkleren enerzijds en de verplichting beschikbaar te blijven voor werk anderzijds als er sprake is van WW?’ Maar ook: ‘Hoe kunnen we dit nu eens niet als pilot maar als middel mogelijk maken’ en ‘Hoe maken we dit aantrekkelijk voor de moeilijke kandidaten?’

Extra suggesties

Deelnemers aan de tweede kennistafel hebben ook een aantal extra suggesties gedaan voor nieuwe leeronderwerpen, onderwerpen die nog niet door het Landelijke Ondersteuningsteam zijn gedefinieerd. Meest genoemd is het onderwerp ‘Nazorg’ met als belangrijkste leervraag: ‘Hoe voorkomen we uitval op de langere termijn?’

Dit zijn de meest genoemde onderwerpen (met leervragen) voor de Leer-agenda:

Aanbod

Competentiegerichte intake: Hoe pakken we dit aan en maken we dit SMART?

Vraag

Invulling werkgeversdienstverlening: Hoe komen we tot één regionaal aanspreekpunt en één kaartenbak en hoe maken we de kandidaatbestanden zo transparant mogelijk?
Competentiegericht werven: Hoe komen we tot een gemeenschappelijke competentietaal en wat vraagt dat van welke partners?

Route

Competentiegericht werven: Wat is er nodig om werkgevers competentiegericht te laten denken en handelen?
Begeleiding nazorg/jobcoach: Hoe voorkom je uitval op de langere termijn?
Matching events: Wat zijn de kritische succesfactoren? Wat zijn tools en good practices?

Scholing

Praktijkleren: Hoe maken we dat tot een gezamenlijke verantwoordelijkheid?
Leerwerkloketten: Hoe kunnen we deze zo effectief mogelijk inrichten, en liefst landelijk zo uniform mogelijk?

Het Landelijke Ondersteuningsteam gaat de uitkomsten van de tweede tafelsessie analyseren. Op grond daarvan wordt een Leer-agenda ontwikkeld voor de volgende landelijke bijeenkomsten van Perspectief op Werk.

Drie inspirerende initiatieven

Tijdens de landelijke bijeenkomsten van Perspectief op Werk vliegen talloze voorbeelden over slim en innovatief matchen over de verschillende werktafels. Drie inspirerende voorbeelden uitgelicht.

Sander Mateman, gemeente Utrecht:

‘De opgave: eenduidig registeren’

“We gebruiken een systeem waarbij bijstandsgerechtigden aan de hand van een aantal criteria worden gekoppeld aan één of meer ‘kansrijke beroepsprofielen’, dat wil zeggen beroepen en functies waar vacatures zijn en waar in de praktijk gebleken is dat wij ook kandidaten voor hebben. Dit bevalt zeer goed en willen we ook gaan uitrollen in de regio. De mensen in ons bestand met de grootste afstand tot de arbeidsmarkt spreken we minstens eens per jaar. Dat is een keuze om deze mensen niet onnodig te belasten en tegelijkertijd toch regelmatig te controleren of ze inmiddels wel toe zijn aan een volgende stap richting werk. Voor meer succesvolle matches zou het goed zijn als we in de hele regio competenties en belemmeringen van werkzoekenden op een eenduidige wijze registreren. Daarover zijn afspraken gemaakt en daar werken we ook verder aan in het kader van Perspectief op Werk.”

Sjoerd Veerman, gemeente Vijfheerenlanden

‘Talent en passie als vertrekpunt’

“Begin maart 2019 is het nieuwe platform WIJIJ in de Arbeidsmarktregio Gorinchem gestart als initiatief van het Regionaal Werkbedrijf, het samenwerkingsverband tussen Avres, UWV, FNV, CNV en VNO NCW-West. WIJIJ koppelt mensen aan banen op basis van talent en passie onder het motto ‘Word wie je écht bent!’. Niet het CV en werkervaring zijn primair bepalend, maar juist de talenten, passie en vaardigheden. Inmiddels hebben zich 780 werkzoekende kandidaten ingeschreven, waarvan er 130 hebben aangegeven dat hun gegevens gedeeld mogen worden met regionale bedrijven in de zogenoemde Talentenpool. Werkgevers tonen interesse in de nieuwe organisatie. Er hebben inmiddels ook al matches en plaatsingen plaatsgevonden.”

Ercan Bocu, UWV:

‘Werkgevers in beeld houden’

“We hebben het steeds over de klant in beeld krijgen en houden. En dat is zeker belangrijk. Maar het is ook belangrijk om een duurzame relatie met werkgevers op te bouwen. Een mooi voorbeeld is de transport- en logistiekdag die wij organiseerden in Apeldoorn. Het initiatief was van het UWV. De organisatie was in handen van het Regionaal WERKbedrijf Factor WERK en de leden van VNO-NCW. Potentiële werknemers kregen die dag hun eerste rijlessen op vrachtwagens en heftrucks. In plaats van op kantoor onder het licht van een tl-buis nodigden we onze klanten uit op de place to be, met werkgevers in de hoofdrol. Een deel van onze klanten probeerden we zo tot een overstap naar een andere sector te verleiden. En met de werkgevers die actief meededen onderhouden we nu regelmatig en dus structureel contact, vastgelegd in een strategisch plan.”

'Dit neem ik mee'

Wat nemen deelnemers aan de tweede landelijke bijeenkomst “Perspectief op Werk’ als belangrijkste inzicht mee naar de regio? Wat is hen opgevallen? En welke aanknopingspunten biedt dat? Zes korte reacties.

Niels Scheepbouwer, gemeente Den Haag:

‘Wisselwerking met werkgevers’

“Het is goed om te merken dat we allemaal met dezelfde knelpunten bezig zijn. Daarbij keren drie thema’s steeds weer terug: hoe krijgen we onze klanten beter in beeld, hoe kunnen we onze klanten volgen in hun ontwikkeling en hoe optimaliseren we het contact met de werkgevers? De winst is dat er tijdens de bijeenkomsten van PoW een wisselwerking is met vertegenwoordigers van werkgevers. Die zijn namelijk echt geïnteresseerd in onze mensen.”

Brian Verweij, RPAnhn:

‘Spirit erin houden’

“Vandaag heeft mij extra enthousiast gemaakt. Ik denk dat we met elkaar veel dezelfde dingen gaan doen en door uitwisseling echt verder kunnen komen. Bovenaan mijn verlanglijstje staat nu dat we de spirit erin houden en tot actie overgaan. Want ik zie allerlei aanknopingspunten. Zo lopen wij met een plan rond om een competentiegerichte matchings-app te gaan gebruiken in de regio. En door de inspiratie die ik vandaag heb opgedaan lijkt het me nuttig om gezamenlijk met werkgevers en publieke organisaties na te denken over een nazorgtraject na plaatsingen dat verder gaat dan dat ene jaar dat nu gebruikelijk is, om de verbinding te versterken.”

Peter Burgerjon, UWV:

‘Veel overeenkomsten’

“De grootste meerwaarde van deze bijeenkomst is de uitwisseling. Er zijn namelijk veel overeenkomsten tussen de verschillende aanpakken. Dat zag ik ook terug bij de prioritering van de leerlijnen. Dan zie je dat iedereen bezig is met de positionering van werkgeversdienstverlening en de leerwerkloketten, en met competentiegericht werven. Ik denk daarbij dat het hele pakket in samenhang nodig is. PoW kan ons daarbij helpen.”

Anne Deelen, VNO-NCW Brabant Zeeland:

‘Impuls optimaal benutten’

“Het is goed dat partijen uit verschillende regio’s bij elkaar komen om ervaringen met elkaar te delen. Weten hoe een andere regio invulling geeft aan Perspectief op Werk draag bij aan de kwaliteit van de regionale agenda’s en de effectiviteit van de regeling in zijn algemeen. Op deze manier kunnen we best-practices met elkaar delen en hoeft niemand in dezelfde valkuilen te stappen. Zo kunnen we zorgen dat deze extra financiële impuls optimaal wordt benut.”

Inge Willems, WSP Noordoost-Brabant:

‘Veel gemene delers’

“Mij is vooral opgevallen dat er veel gemene delers zijn tussen de plannen en voornemens. Daarom lijkt het mij belangrijk dat de regio’s kennisnemen van elkaars aanpak zodat het wiel niet telkens opnieuw hoeft te worden uitgevonden. Verder zag ik relatief veel deelnemers vanuit gemeenten en UWV bij de bijeenkomst. Terwijl PoW met name oproept tot regionale plannen, wat om samenwerking vraagt tussen alle partijen samen. Een gezamenlijk WSP biedt die kans.”

El Mustapha Kaouass, gemeente Rotterdam:

‘Randvoorwaarden cruciaal’

“Mijn belangrijkste inzicht is dat we niet alleen moeten focusen op de matching van vraag en aanbod – wat natuurlijk de essentie is van ons werk. Want ook de randvoorwaarden daaromheen zijn cruciaal om die match succesvol te maken. Dan denk ik bijvoorbeeld aan harmonisatie van beleid en arrangementen, maar ook aan allerlei administratieve processen en eisen. Dit zijn zaken die de match soms complex maken en waardoor werkgevers afhaken.”